Gestiona los Documentos para la Firma Electrónica
Que la firma no te dé más trabajo del que ya tienes
Control y seguimiento
Digitalización
Características
Elige el proveedor de firma
Nos integramos con Signaturit, ValidatedID, Logalty, Docuten…
Múltiples flujos de firma
Configura las secuencias de firmantes para cada caso
Incorporación a la Gestión Documental
Los documentos firmados se anexan a las fichas de Labor y Mentor
Elige el tipo de firma
Firma mediante SMS, biométrica, OTP, certificado digital…
Firmas individuales o por colectivos
Configura cualquier agrupación de firmantes en un único proceso
Alertas y una agenda de vencimientos
Fácil seguimiento, por fechas, de la tramitación de documentos
Y todo ello… sin salir de Labor
Se envían, reciben y anexan documentos automáticamente.
Rápida puesta en marcha
Configura, mediante un asistente, las diferentes casuísticas de la firma.
Firma varios documentos a la vez
Agrupa documentos para su tramitación conjunta
Generación automática de documentos
Plantillas de Word que se fusionan con los datos de Labor y Mentor
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos podemos enviar a firma?
Puedes gestionar cualquier tipo de documento que necesites enviar a firma. Dispones de dos opciones:
- Generación automática de documentos que ya están predefinidos en diferentes áreas de Suasor:
• Laboral: contratos, recibos salariales, finiquitos, certificados IRPF, declaraciones juradas, certificados de empresa, cartas de llamamiento, entre otros.
• General: carta RGPD, modelo de representación de cliente.
• Fiscal: autorizaciones para la declaración de la renta, borradores de declaraciones periódicas.
• Contable: carta mandato SEPA.
• CCAA: certificado del acta, acta de junta general, memoria CCAA, informe de gestión, balance de cuentas, estado de ingresos y gastos.
• Gestión: presupuestos. - Importación manual de anexos:
Desde esta opción también puedes seleccionar cualquier anexo que no esté en la lista anterior y configurarlo para su envío a firma.
¿Qué diferencia hay entre la firma electrónica avanzada y la firma simple por aceptación?
Ambas están reguladas por el Reglamento eIDAS, pero difieren en el nivel de seguridad:
- Firma electrónica avanzada:
Ofrece un mayor nivel de seguridad, especialmente en lo que se refiere a la identificación inequívoca del firmante y a detectar cualquier cambio posterior. Requiere un proveedor externo de firma y mecanismos de autenticación adicionales (OTP, certificados digitales, biometría).
- Firma simple por aceptación:
El usuario confirma su acuerdo marcando una casilla o pestaña de aceptación, o mediante un código OTP.
En Suasor, esta firma se puede realizar desde el Portal de Clientes. El Cliente solo debe pulsar en “Aceptar” para dar su conformidad al documento que le ha enviado el Despacho. Además para reforzar la trazabilidad, hemos incorporado una marca visible en el lateral del documento que muestra la fecha, la hora y la identificación del usuario que lo aceptó.
¿Qué necesitamos para utilizar la firma simple por aceptación en Suasor?
Solo tienes que tener contratada la herramienta de firma electrónica de Suasor. No necesitas contratar a ningún proveedor externo porque Suasor no solo incluye la gestión de la firma simple sino que también te permite realizarla desde el Portal de Clientes.
Una vez contratada la herramienta, la opción de firma simple se configura desde Suasor como si fuese un proveedor. En configuración de proveedor deberás seleccionar tipo «Portal Web»
¿Qué necesitamos para utilizar la firma electrónica avanzada en Suasor?
Además de contratar la herramienta de firma electrónica de Suasor, tienes que tener un proveedor externo de firma electrónica avanzada.
Una vez lo tengas, tendrás que configurar la integración desde el apartado de «Configuración de proveedor» en Suasor
¿Tengo que tener en cuenta algún requisito antes de contratar el proveedor externo de firma electrónica avanzada?
Suasor se integra con varios proveedores de firma electrónica, pero es posible que alguno no ofrezca todas las funcionalidades disponibles en la plataforma. Por eso, te recomendamos confirmar con tu proveedor que cuente con todas las opciones que puedas necesitar.
¿Podemos validar los documentos desde el Despacho antes de que se envíen automáticamente al Cliente para firmar?
Sí. Por defecto, todos los envíos de firma tienen activada la opción «Requiere validación del Asesor». Esto significa que los documentos pasarán primero por la pantalla de transacciones de firma electrónica, donde el responsable del Despacho deberá validarlos para que se puedan enviar al Cliente.
Esta opción se encuentra en el asistente de creación de firma. Puedes desactivarla si quieres que los documentos se envíen directamente al Cliente sin pasar por la validación del Despacho.
¿Puedo excluir a un cliente para que no reciba ciertos documentos para firmar?
Sí, puedes hacerlo desde la sección Exclusión de Firma en la herramienta. Desde ahí podrás gestionar los clientes que no deben recibir determinados documentos.
¿Puedo configurar la herramienta para enviar varios documentos a la vez en un mismo envío? (P.ej. modelo de representación + carta RGPD)
Sí, es posible. Puedes configurar el envío de varios documentos en una sola acción de firma.
En la configuración de documentos para el envío a firma electrónica, deberás pulsar en la pestaña “Documentos adicionales”, como se muestra en este video. DOCUMENTOS ADICIONALES
¿Puedo configurar la firma electrónica para que aparezca en un lugar específico del documento o en todas sus páginas?
Sí, puedes hacerlo. En este video te explicamos cómo: CONFIGURACIÓN POSICIÓN FIRMA
Publicación documentos a firmar en el Portal del Empleado
El Portal del Empleado es un medio ideal para distribuir la documentación a firmar
- Los empleados reciben notificacones de que tienen documentos a firmar
- El empleado los revisa y firma, desde el propio portal
- La firma puede ser una firma electrónica avanzada o una simple aceptación con check o SMS
- El empleado también puede iniciar trámites que requieran firma, cumplimentando formularios publicados, en modo autoservicio.
Escoge cómo gestionar la firma desde el Portal de Labor
Tanto si necesitas solo una aceptación simple de los empleados como si requieres de una firma electrónica avanzada, suministrada por un proveedor externo, ya es posible gestionar y anexar los documentos a firmar con la ficha del empleado desde el Portal de Labor o el módulo Laboral de tu Portal de Suasor.
Existen dos tipos de firma:
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