Por Toni Matheu. Director de Summar Software
Legalteca. Artículo publicado en Capital Humano, Nº 407, Abril de 2025, Editorial CISS
La Normativa
Desde 2019, las empresas ya tenían la obligación de llevar un registro diario de las horas trabajadas por cada empleado, y en diciembre de 2024 se redactó un anteproyecto de ley con el objetivo conjunto de modificar la duración máxima de la jornada laboral, la forma en la que se efectúa el registro horario y el derecho a la desconexión laboral.
Para ello, se establece que para el registro diario de las horas trabajadas por cada empleado se deberán utilizar medios digitales cumplimentados de forma directa y personal, con garantías de autenticidad y trazabilidad, utilizando formatos comprensibles, teniendo obligaciones documentales y de accesibilidad inmediata e interoperable para garantizar un control efectivo y moderno sobre la consulta y gestión de los fichajes. Las empresas deberán almacenar los registros de las jornadas laborales durante un periodo mínimo de cuatro años, facilitando las auditorías internas y externas. Estos registros deberán estar disponibles de forma inmediata y en cualquier momento para las personas trabajadoras. De la misma forma y remotamente, también para los representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Reducción de jornada
Por lo que respecta a la reducción de la jornada laboral, las personas trabajadoras a tiempo parcial tendrán derecho a seguir realizando el mismo número de horas de trabajo que viniesen efectuando antes de la entrada en vigor de esta norma y tendrán derecho al incremento proporcional de su salario a partir de la aplicación de la jornada máxima ordinaria de treinta y siete horas y media semanales. Las que trabajen a tiempo completo o un número de horas superiores a las 37,5 podrán reducir su tiempo de trabajo para cumplir con la norma sin merma salarial.
Toda esta nueva normativa está pendiente de tramitación parlamentaria, de aprobación en segunda vuelta por el Consejo de Ministros para después tramitarse por la vía de urgencia en Cortes Generales. Tras un plazo de enmiendas, debate y aprobación por el Pleno se remitirá al Senado que podrá aprobar la totalidad del texto, aprobar enmiendas o vetarlo por mayoría absoluta. En los dos últimos supuestos debería regresar al Congreso para concluir su tramitación.
La nueva normativa, una vez tramitada, entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOE. Seis meses después, será obligatorio registrar digitalmente la jornada y entregar, junto con el recibo de nómina, un resumen de las horas realizadas en los contratos a tiempo parcial. Aún no se han definido detalles sobre la interoperabilidad y el acceso remoto para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
En resumen…
Dicho anteproyecto de ley pretende reducir el tiempo de trabajo y asegurar el derecho al descanso de los trabajadores, y para que todo ello sea efectivo, se establecen una serie de medidas genéricas destinadas a controlar y dar transparencia a la jornada laboral informada por los empleados, y todo ello en unos plazos de vigencia indeterminados.
Situación actual
En base a nuestra experiencia, creemos que en la actualidad la mayoría de las empresas de un cierto tamaño ya disponen de algún sistema informático de control horario, bien porque resolvieron la obligatoriedad del registro establecida en 2019 mediante algún sistema, o bien porque tuvieran necesidad de un control de accesos a sus instalaciones o porque ya estuvieran efectuando algún tipo de gestión del tiempo de trabajo relacionado con el control de su producción de productos y servicios. Este último caso es el menos frecuente.
Por otro lado, todavía hay muchas empresas que no disponen de ningún sistema informático específico para el control horario porque resolvieron cumplir con la norma «a mínimos» mediante el registro horario en papel, hoja de cálculo o métodos similares. Esta casuística es más frecuente en compañías de menor tamaño.
Sistemas de control
La mayoría de los sistemas informáticos de control horario ya implantados están poco integrados con otros sistemas de gestión de personas (vacaciones, bajas por IT…) o de gestión de la producción (realización de tareas, imputaciones de tiempos…).
Asimismo, cuentan con pocas capacidades más allá de marcar los «inicio/fin/pausa», como, por ejemplo: funcionalidad para la comunicación entre empleados, mandos intermedios y empresa (tipo portal de empleados) o reglas para el procesamiento de los fichajes que permitan convertir los muchísimos datos generados en información útil, tanto para su análisis a efectos de control y toma de decisiones como para, por ejemplo, automatizar la generación de variables de nómina.
Por lo que respecta al nuevo tope máximo de la jornada laboral, su grado de afectación en la gestión de personas en las empresas puede ser muy diferente, teniendo en cuenta la disparidad de normas convencionales, acuerdos y opciones de flexibilidad laboral en horarios y teletrabajo, ya puestas en práctica por muchas organizaciones.
De esta manera, pueden darse todo tipo de situaciones, desde incrementar la plantilla en el porcentaje equivalente a la reducción de jornada para mantener la misma producción hasta mejorar la productividad para obtener la misma producción con menos plantilla efectiva, y cualquier situación intermedia.
Una reflexión
Aunque aún quedan muchas dudas por resolver, como qué se aprobará y en qué plazo, qué garantías específicas se exigirán en cuanto a autenticidad y trazabilidad del registro horario, o cómo deberán ponerse estos registros a disposición inmediata de Trabajo y Seguridad Social, lo que vemos es que los diferentes cambios legislativos han traído y traerán consigo una serie de nuevas obligaciones para las empresas que impactarán en el cumplimiento normativo en materia laboral.
Además, no se debe olvidar que cada cambio legal tarda un tiempo en perfeccionarse, es decir, que a la adaptación inicial a una nueva norma le suelen seguir una serie de adaptaciones «menores» destinadas a cumplir con detalles y casuísticas no definidas inicialmente, todo lo cual complica más este asunto.
Todo esto no es nuevo, pero en el caso de este anteproyecto de ley se abre la posibilidad de que los sistemas de registro horario se incorporen a la dinámica de evolución por cambios legales, terreno hasta ahora reservado (casi) exclusivamente a la nómina. En definitiva, un reto importante para el cumplimiento normativo de las empresas, tanto a nivel de procedimientos de gestión como a nivel de las capacidades del software que soporte dichos procedimientos.
Una recomendación
En la coyuntura actual, las predicciones son especialmente poco fiables, pero la dirección a futuro que marca este anteproyecto de ley se debería tener muy en cuenta, de manera global, en todas las organizaciones.
En el ámbito de la gestión de personas, será bueno reconsiderar la administración de todos los indicadores relacionados con la productividad y los tiempos efectivos de trabajo para establecer una política bien asumida por todos los trabajadores para que el registro horario de su trabajo sea fidedigno, y por lo tanto, útil para su posterior procesamiento en aras de obtener información valiosa para la gestión. La necesaria implicación de las personas en todo esto le da todavía más importancia a las herramientas que faciliten la comunicación entre las personas y las que contribuyan a una mejor imagen interna de la organización.
Esta revisión global del tiempo de trabajo efectivo de las empresas pondrá a prueba la integración de los diferentes sistemas de gestión de personas, desde la gestión horaria hasta la nómina, y hará más conveniente el uso de herramientas tipo portal de empleados y aplicaciones móviles. También tensará la eficiencia del equipo de RRHH en la gestión de todo ello. Las empresas que hayan tomado únicamente medidas para limitarse a cumplir con las normas vigentes harán bien en reconsiderar su estrategia.
